今週のお題「変わった」
近年、新型コロナのおかげで私たちの生活は色々と変わりました。仕事においてもいくつか変わったことがありますが、中でも目立った変化の一つは会議のあり方でしょう。そこで、リモート会議がどのように変わったのか、まとめてみました。また、現在のリモート会議について私が感じていることを書いてみます。
1. これまでの遠隔会議
最近になって「リモート会議」という言葉が流行っていますが、これまでにも遠隔の会議は行われてきました。どのような種類があったか、いくつか紹介します。
(1) 電話会議
社内、社外問わず遠隔会議で最も用いられていたのは電話会議だと思います。電話会議システムという専用の機器を用いて複数の社員が会話に参加できます。わが社の場合、下の写真のようなポリコム製の機器がよく使われていました。
ポリコムのSoundStation IP 4000 SIP会議電話。著作者：Sweetness46 （CC 表示-継承 3.0）
https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/a/a0/Conferencecallphone.jpg
電話会議は一長一短のある形式です。何百kmも離れた相手と容易に議論できる点では便利です。しかし、一方で話相手の表情が見えないという欠点がありました。また、直接的な資料共有もできないため、各拠点向けの資料をあらかじめ共有しておく必要がありました。
(2) テレビ会議
会社内の大事な会議でよく使われていたのがテレビ会議です。テレビとマイクにより複数拠点をつなげる方法です。東京本社の重役と、他拠点の研究開発の担当者が議論を交わすときなどに使用されていました。
テレビ会議の特徴は音声だけでなく、映像まで送ることができるところです。発言者の声はもちろん、表情や態度までわかります。パソコンの映像を共有することもできます。便利なようですが、機器がそれなりに大がかりであり、準備にも多少時間がかかっていたようです。
(3) Skype
わが社ではあまり使われていませんでしたが、Skypeによる通話も可能でした。個人のパソコン同士をつなげるソフトですね。機能について調べてみると、音声通話の他、ビデオ通話、複数人での会議、資料共有が可能です。意外と現在普及しているTeamsと遜色ありませんね・・・。
コロナ前にあまりSkypeが使われていなかった理由ですが、(1)と(2)の存在が大きかったことと、複数拠点での会議は複数対複数が基本だったことでしょう。日本人の会議は頭数をそろえるもの、という雰囲気があるんですよね。少数精鋭で、人数を絞り込む、みたいな発想がない・・・。逆に一対一の会話なら、電話で事足りますもんね。
2. コロナ禍のリモート会議
次に、新型コロナが流行してから変わったリモート会議について見ていきます。在宅勤務の社員が増えたことで、リモート会議の頻度が格段に増えました。
(1) Teams
Skypeに変わって急激に利用されるようになったのがTeamsというソフトです。これはSkypeの後継的なソフトで、コロナ禍から急激に利用者が増えたようです。機能的にはSkypeとの共通点が多いですが、会議参加者の把握が容易だったり、画面共有がしやすかったりと、ビジュアル面でより改善されています。
Teamsは個人のパソコンで数人～数十人の会議を簡単に開けるという点で優れていますが、欠点がないわけではありません。例えば、ビデオ通話の機能があるもののあまり長時間利用できません。通信負荷が大きいので、肝腎の音声通話が不安定になってしまいます。また、画面共有も割と見づらかったです。エクセルやワードを共有できますが、表示が小さいんですよね・・・。最近はポップアウト機能が増えて改善しましたし、Ctrl＋マウスホイールで共有画面を拡大したり、縮小したりできるので、試してみてくださいね！
(2) Zoom
もう一つ、Teams以外でよく知られているコミュニケーションツールがZoomです。Teamsが社内用なら、Zoomは社外のセミナーのように一対大人数で利用するのに向いているという印象です。実際、社内会議でZoomが使われる機会はほとんどないようです。セミナーで使う分には資料共有ができ、質問の時に「手を挙げる」こともできます。
コロナ禍のリモート会議の特徴は自宅で可能なソフトウェアを利用することと言えそうです。各社員が自宅に高コストの機器を準備するわけにはいけませんからね。
3. コロナ禍のリモート会議の感想
最後は、コロナ禍でのリモート会議について、私が感じたことを書いてみましょう。
(1) 読みづらい場の雰囲気
まず、コミュニケーション上の変化として、場の雰囲気を理解するのが難しくなったと感じます。上記で挙げたように今のリモート会議の主流はTeamsですが、ビデオ会話が実質的には使えず、電話会議に近い形態です。ビデオがないため、会議の相手がどのような表情をしているか知る方法がありません。一方で、電話会議では使えたミュートでの「拠点内の議論」は使えません。本社の方々は在宅勤務が中心で一人一人が会議に参加しているためです。そのため、こそこそと身内の社員と相談するのは難しく、不明点があれば質問するしかありません。逆に質疑応答を厳密に行う必要ができたと考えれば、コミュニケーション上は進展があったととらえることができますね。
(2) 音声の不調
一方で、時々音声通話が聞き取りづらくなってしまうことがあるのが気になります。可能性の一つとして、通信量の過多など参加者側の落ち度が原因として考えられます。また、工場のように現場の会議室からリモート会議に参加するような場合、音声の質が集音装置の性能や参加者の話す位置に左右されることが多いようなので、気を付けたいですね。
(3) 操作の不慣れ
Teamsを使い始めた当初、ソフトに不慣れだった人が結構多かった印象です。それまでSkypeが主流だったこともありますが、そのSkypeも使い慣れている人はいくらもいません。資料共有一つをとっても、パソコン画面をそのまま映し出すことも、ワードなど一つの資料を映すこともできます。私を含めて、みんな手探りで覚えていったと思います。最初のうち、Teamsを利用した会議は戸惑いが多く、むしろこれまでの会議よりも非効率だと感じるほどでした。
・・・気づけばリモート会議の不都合ばかり取り上げてしまいましたが、私たちはリモート会議に慣れる必要があります。在宅勤務はコロナ前から実現すべきとされていましたが、それは働き方の多様化を推進するためですね。もちろん、リモート会議の頻度を増やすことで、出張や通勤時間を減らすことができ、誰にでもメリットがあります。私たち日本人はこれまでIT技術の活用を苦手としていましたが、コロナ禍はそのような状況を打開する、よい薬になったと思います。
4. まとめ
流行りのリモート会議ですが、これまでにも電話会議、テレビ会議など、遠隔での会議は存在しました。コロナ禍でのリモート会議は在宅勤務での参加を想定しており、パソコンとソフトウェアを利用する方法に変わってきています。リモート会議には場の雰囲気が読めない、音声が聞き取りづらい、操作が慣れないなど不便なところもたくさんありました。しかし、働き方の多様化を考えると、コロナ禍に限らず、私たちも慣れていく必要があります。
いかがでしたでしょうか。皆さんはリモート会議で苦労していませんか？最後までお読みいただきありがとうございました！
Donate PayPal MeによるPixabayからの画像
