今週のお題「メモ」
私がメモを取る時に常々思うのは、（メモを取るのはいいが、あまり振り返られていないな。）ということです。仕事をするようになって、メモを取る機会が増えました。一方、学校の授業ではメモをするというより、ひたすら板書を写していました。メモをうまく取るにはどうしたらいいのでしょうか？考えてみます。
1. 苦手なメモ
私はメモを取ることが好きですが、意外とメモを取ること自体は苦手です。学校の授業ではノートを取っていましたが、そのうちのほとんどは先生方の板書の丸写しです。つまり、自分が考えたメモではないわけです。時には先生が口頭で話した言葉をメモする機会もあったかと思いますが、板書そのものと比べるとはるかに少ないですね。一方、会社では会議やセミナーに参加したり、議事録を取ったりするため、メモを取る機会が格段に増えました。しかし、その都度、どのように書けばいいのかわからず、苦労しています。
2. 私のメモの取り方
私のメモの取り方にはいくつか不都合な特徴があります。そのため、最近はメモを取るのが億劫になっていますが、いくつかその特徴を挙げてみましょう。
(1) メモが読み取れない
一つ目はメモが汚く、読み返せないことです。会議やセミナーでの発言をメモしようとすると、どうしても走り書きになります。会話のスピードが速いので、丁寧に書こうとすると追いつかないのですね。本来はメモの内容を振り返ることで会議やセミナーの内容をおさらいできるのですが、走り書きで読みにくければ、それも容易にできません。
(2) 文章量が多く、洗練されていない
二つ目はメモすべきことを絞り切れておらず、文章量が多くなってしまうことです。例えば、会議の場合、複数の意見が出て、なかなか議論がまとまらないことがあります。セミナーでも、具体例を話し始めて、その単元の結論がすぐには出てこない、などということがあります。このような場合でも話は弾んでいるため、ついついメモを取る手もやめられなくなりがちです。文章量が多いと後から見返すのが大変ですし、メモを取っている最中も会議やセミナーの内容に集中しづらくなります。
(3) 要点が判らない
三つ目はメモの中で大事なことがつかみづらいということです。会議でもセミナーでも結論に導く流れがあり、最後には「○○なので、✕✕する」のような結論が得られているはずです。ところが、後からメモを見返しても要点がまとまっておらず、会議やセミナーの流れがいまいち把握できないのです。
3. メモの改善方法
さて、ではどのようにメモの取り方を改善すればよいのでしょうか。今回は下記の書籍を調べ、改善点を挙げてみます。
(1) 記号や略称を用いる
一つ目は記号や略称を使うことで、メモの負担を減らすことです。例えば、私は工場勤務なのですが、関わる部署に製造部門、営業部門、技術部門などが挙げられます。これらをいちいち正式名称で書くのは面倒です。例えば「製」、「営」、「技」に○（まる）を書いて表す程度で十分でしょう。アルファベットを使うのもいいです。アルファベットは漢字に比べ画数が少ないですからね。よく品質保証をQA (Quality Assurance)、品質管理をQC (Quality Control)と呼びますが、そういったアルファベットの略称もうまく使いましょう。
(2) メモの対象を絞る
二つ目はメモの対象を最低限にし、要点を解かりやすくすることです。例えば、セミナーではよく具体例を挙げて説明してもらえることがありますが、具体例は結論を補足するための説明であり、具体例そのものは重要ではありません。具体例は重要ではないため、メモを取るよりも聞くことに集中します。そうすることで、セミナーの内容を正しく理解できます。会議でも議論が紛糾している間は結論が出ないため、手を休めて他人の意見に傾聴します。こうすることで、メモの分量が減り、後から容易に見返せます。一方で、会議やセミナーに集中できます。
(3) メモのメリハリをつける
三つ目はメモに強調箇所を設けることで、メリハリをつけることです。例えば、セミナーや会議の結論は大切なので、書いた後にアンダーラインや印をつけることで目立つようにします。こうすることで、結論とそれが得られるまでの経緯の区別がつき、セミナーや会議の流れが思い出しやすくなります。
4. まとめ
私はメモを取るのが好きですが、その書き方は意外と分からず、苦手です。私のメモの取り方には読み取れない、洗練されていない、要点が判らないといった欠点があります。記号や略称の使用、メモの対象の限定、特定の箇所の強調といったものを取り入れることで改善できそうです。
いかがでしたでしょうか。皆さんはどんな場面でメモを活用していますか？最後までお読みいただきありがとうございました！
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