今週のお題「上半期ベスト◯◯」
今年の上半期における私の大事な変化は、仕事でグループのリーダーを任されたことです。これまでもチームリーダーの仕事をしていて、決して気楽な立場だったとは言えませんでしたが、それまでとはまた異なる次元の業務内容になりました。そこで、私のこれまでの仕事と、グループリーダーになったことによる仕事の変化を書きます。
1. これまでの私の仕事
以前の記事にも書いたように、私はある特定の分野で品質保証の仕事をしています。品質保証は顧客に自社の製品やサービスの質を担保する活動で、工場では生産活動に直接関わらないことから、間接部門と呼ばれています。
役職としてはチームリーダーと呼ばれる立場で、数人のメンバーをまとめ上げる存在でした。配下の仕事の進み具合を確認し、遅れている仕事にはアドバイスをする必要があります。
同じ分野でかれこれ数年間仕事を続けていて、ある種の責任者としての立場にもなっていたので、どのような仕事をすればいいのか大体分かっていました。今の職場に来たのは数年前で、当初は工場でどのような行事があるのか知りませんでした。しかし、今ではチームリーダーの他に特定の業務の責任者を兼務していて、どの行事でどのような準備をすればいいのか大体把握できるようになりました。良くいえば、仕事に慣れているので自分の思い通りの仕事ができていました。逆に悪くいえば、新しい発見が特になく、つまらない状況でした。
2. 訪れたグループリーダーの仕事
そんな中、変化は今年4月に訪れました。突然、グループリーダーに指名されたのです！経緯としては、これまでのライン課長が異動となり、これまでグループリーダーだった上司がライン課長に昇格、空いたところに私が入った、というような状況です。いわゆる玉突き人事ってやつですね。空いたポストに次々その下の人が埋まっていくことからこのように呼ばれます。
グループリーダーになったことで、大きく変わったことを挙げてみましょう。
(1) 業務範囲の拡大
まず、いきなり業務範囲が大きく広がりました。グループリーダーは複数のチームのトップなのですが、今まで1チームに所属していればよかったのが、一気に3チーム兼務になったようなイメージです。2チームは見知らぬ業務をしているため、一から覚えなくてはなりません。
(2) メールの増加
上記の業務範囲が広がったことに伴い、いきなりメールの量も増えました。今まで1日に来るメールの数はせいぜい十数件でした。それが、一気に数十件に増えたのです！上位の役職ほどメールが多いことは想像できましたが、いざ実際に体験してみるとあまりの多さに面食らいました。
(3) 未知の仕事との遭遇
これも(1)による影響ですが、いきなり未知の仕事に関わることになりました。同じ部署であるため、品質保証の仕事を行うことに違いはないのですが、チームによって品目が異なります。すると、品目ごとにルールも異なるため、別の理念の基に行動しなければなりません。スポーツに例えれば、とあるサッカーの監督が「君の監督業は素晴らしい。次は野球とバレーボールの監督もやってくれ。」と言われたようなもの。同じ球技でもルールが変われば、指導の仕方も全然変わりますよね……。
3. 今の仕事の変化
グループリーダーに着任した当時はドタバタしましたが、今は徐々に落ち着きを取り戻しています。今の仕事に当たっては次のように仕事のやり方を変えました。
(1) 既存業務の引継ぎ
今までチームでの責任者としての業務を抱えていましたが、後任に引き継ぎました。ちょうど、私がグループリーダーになった時に、新しいチームリーダーになってくれる方が配属になったのです。さすがにグループリーダーとしての仕事が増えたのに今までの仕事が減らないのでは仕事が回りませんので、引き継げて助かりました。
(2) メール処理の効率化
また、メールの処理方法については優先度に応じて丁寧に処理したり、処理しなかったりすることにしました。メールは一日に数十件も来ていますが、その中で私が返さなきゃいけないものは数件から10件程度です。それらは返信の内容を含め慎重に吟味する必要がありますが、他のメールは大抵配下の連絡だったり、配下が返信してくれたりするものです。そのようなメールは基本的に雑に読むことにし、配下から相談が来たら乗ってあげることにしています。
(3) 新しい仕事の理解
未知の仕事が増えましたが、少しずつ新しい分野の勉強を始めています。各分野でそれぞれ手順書などが整備されているので、時間がある時に読むようにしています。とはいえ、すべてを理解することは当面できないので、今は配下の意見を聞いて自分なりの判断ができればいいと考えています。
4. まとめ
これまで私はチームリーダーの仕事をしており、一つの分野でこじんまりと仕事をしていればいい存在でした。ところが、急にグループリーダーの役職を任され、仕事の量も質も大きく変わりました。当初は落ち着きませんでしたが、仕事の引継ぎや、メール処理の方法、さらに新しい仕事への理解を深めることで何とか仕事を回せるようになってきました。
いかがでしたか。皆さんは今年の上半期、忙しいと思った瞬間はどんな時でしたか？お読みいただきありがとうございました！
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